Hướng dẫn tra soát báo cáo quyết toán, báo cáo tài chính của đơn vị cấp dưới nộp lên

1. Tổng quan

Chức năng Tra soát dữ liệu giúp đơn vị cấp trên kiểm tra, đối chiếu số liệu báo cáo của các đơn vị cấp dưới với số liệu trên báo cáo tổng hợp thông qua file Excel.

Thông qua chức năng này, đơn vị cấp trên có thể tải dữ liệu báo cáo của tất cả đơn vị cấp dưới ra file Excel để dễ dàng kiểm tra từng chỉ tiêu số liệu, đối chiếu với số liệu đang theo dõi bên ngoài và xác định nguyên nhân chênh lệch khi tổng hợp báo cáo.

Chức năng đặc biệt hữu ích trong trường hợp:

• Số liệu tổng hợp không khớp với số liệu đơn vị đang theo dõi,
• Số tổng hợp không bằng tổng cộng số liệu các đơn vị cấp dưới,
• Hoặc cần kiểm tra nhanh đơn vị nào đang phát sinh chênh lệch số liệu.

2. Quy trình thực tế

Trong thực tế, quy trình thực hiện thường diễn ra như sau:

• Đơn vị cấp dưới lập và nộp: Báo cáo tài chính, Báo cáo quyết toán, Báo cáo S05 – Bảng cân đối tài khoản lên đơn vị cấp trên.
• Sau khi nhận báo cáo, đơn vị cấp trên sẽ thực hiện xét duyệt, thẩm định số liệu:
  • Nếu đồng ý với số liệu đơn vị cấp dưới gửi lên thì cập nhật số xét duyệt, thẩm định bằng đúng số liệu báo cáo.
  • Nếu chưa đồng ý thì có thể trả lại báo cáo để đơn vị cấp dưới chỉnh sửa hoặc nhập lại số xét duyệt, thẩm định theo số liệu mong muốn.
• Sau khi hoàn thành xét duyệt, thẩm định, đơn vị cấp trên thực hiện tổng hợp báo cáo. Khi tổng hợp, phần mềm sẽ cộng số liệu của các đơn vị cấp dưới theo từng chỉ tiêu, đồng thời tự động loại trừ các giao dịch nội bộ.
• Trong quá trình đối chiếu, nếu phát hiện số liệu tổng hợp bị chênh lệch, đơn vị cấp trên có thể sử dụng chức năng Tra soát dữ liệu để:
  • Tải báo cáo của tất cả đơn vị cấp dưới ra Excel,
  • Lọc theo từng đơn vị hoặc từng chỉ tiêu,
  • Sử dụng các hàm như SUM, PivotTable… để kiểm tra và đối chiếu số liệu nhanh chóng.

3. Các bước thực hiện

Để thực hiện tra soát dữ liệu các đơn vị cấp dưới, anh/chị thực hiện làm theo các bước như sau:

Bước 1: Vào Thiết lập\Tra soát dữ liệu.

Bước 2: Anh/chị nhấn Tra soát để chọn báo cáo cần tra soát.

Bước 3: Tích chọn 1 hoặc nhiều báo cáo cần tra soát. Nhấn Tra soát.

Bước 4: Sau khi thực hiện chức năng tra soát, anh/chị xem được danh sách các báo cáo đã được tra soát và trạng thái cũng như thời gian tra soát cụ thể như sau:

• Các báo cáo chưa được đơn vị cấp dưới nộp lên hoặc chưa được xét duyệt thẩm định sẽ có trạng thái là Không có số liệu.
• Các báo cáo đang chờ phần mềm lấy dữ liệu có trạng thái Đang thực hiện. Trong quá trình chờ tải file, anh/chị có thể chuyển sang màn hình khác để làm việc và quay lại sau để tải file.
• Các báo cáo đã hoàn thành tra soát sẽ có trạng thái là Sẵn sàng tải. Anh/chị có thể tải về báo cáo (nếu cần).

Lưu ý: Sau khi tải về báo cáo đã hoàn thành tra soát thì anh/chị có thể lọc đơn vị, dùng các hàm Sum, Pivotable để đối chiếu với số liệu tổng hợp. Ví dụ: tải về Số liệu tổng hợp Báo cáo quyết toán kinh phí hoạt động.

Bước 5: Để cập nhật lại thông tin tra soát của các báo cáo, anh/chị nhấn Làm mới để phần mềm tự động cập nhật Trạng thái tra soát.

Lưu ý: Trường hợp báo cáo ở trạng thái Sẵn sàng tải nhưng anh/chị thực hiện tra soát lại thì báo cáo đó sẽ chuyển về trạng thái Đang thực hiện.