Tại sao phần mềm MISA Lekima báo lệch số liệu nhưng cộng tay vẫn đúng?

1. Tổng quan

Trong quá trình xét duyệt báo cáo đơn vị cấp dưới ở phần mềm MISA Lekima, đơn vị có thể gặp trường hợp hệ thống báo lỗi logic chênh lệch giữa các báo cáo, báo lỗi không khớp giữa B01, B03, B04 hoặc BCQT, phần mềm cảnh báo sai lệch nhưng khi đơn vị cộng tay hoặc kiểm tra tổng số thì lại thấy hoàn toàn đúng

Thực tế, phần lớn các trường hợp này không phải do sai số liệu kế toán, mà do:

• Hệ thống kiểm tra ở mức chi tiết hơn mức người dùng đang xem
• Đơn vị chủ quản chưa nhấn Cập nhật số xét duyệt, TĐ hoặc Sinh lại xét duyệt.
• Xem sai tham số giữa các báo cáo

Bài viết này giúp giải thích cơ chế kiểm tra logic của phần mềm và hướng dẫn cách tra soát đúng nguyên nhân khi gặp cảnh báo để thực hiện xét duyệt thẩm định và tổng hợp báo cáo nhanh hơn.

2. Cơ chế phần mềm

2.1. Phần mềm kiểm tra ở mức chi tiết hơn báo cáo hiển thị

Khi kiểm tra logic, phần mềm MISA Lekima không chỉ đối chiếu theo số tổng mà còn kiểm tra chi tiết theo: Chương, Khoản, Nguồn, Loại kinh phí, CTMT/DA, Kỳ báo cáo.

Trong khi đó, người dùng thường xem báo cáo ở tham số Tổng hợp hoặc chỉ cộng tay số tổng cuối cùng

Do đó số tổng cộng có thể đúng nhưng chi tiết theo nguồn, chương, khoản sẽ có thể bị lệch bù trừ nhau.

 

2.2. Báo cáo tổng hợp lấy theo Số xét duyệt/thẩm định của đơn vị cấp trên không lấy số báo cáo đơn vị con nộp lên

Đối với báo cáo tổng hợp của đơn vị cấp trên và màn hình kiểm tra logic không lấy trực tiếp từ Số báo cáo đơn vị con nộp lên mà lấy theo cột Số xét duyệt/thẩm định.

Vì vậy, nếu đơn vị con có thể đã sửa đúng số liệu và nộp lại nhưng cấp trên chưa nhấn Sinh lại xét duyệt, nhấn Cập nhật số xét duyệt, thẩm định và Hoàn thành xét duyệt thì phần mềm vẫn dùng dữ liệu cũ để đối chiếu dẫn đến cảnh báo lệch dù cộng tay thấy đúng.

3. Cách xử lý

Khi phần mềm báo lỗi logic chênh lệch giữa các báo cáo (ví dụ B01 lệch B03/B04, chỉ tiêu 109, 110 không khớp…) nhưng đơn vị kiểm tra thủ công thấy số liệu đã đúng, anh/chị cần thực hiện kiểm tra theo từng bước sau:

Bước 1: Nhấn Cập nhật số xét duyệt/ thẩm định để đảm bảo Số xét duyệt/thẩm định = Số báo cáo.

Bước 2: Kiểm tra theo tham số chi tiết thay vì xem tổng hợp.

• Phần mềm đối chiếu số liệu tới từng Chương, Khoản, Nguồn và đôi khi cả CTMT, trong khi người dùng thường chỉ xem báo cáo dạng “Tổng hợp”.
• Vì vậy khi phần mềm cảnh báo sẽ cảnh báo đến nguồn, chương, khoản bị sai, anh/chị thực hiện mở lại các báo cáo liên quan và in/xem theo tham số chi tiết theo cảnh báo để xác định chính xác dòng nào đang lệch. Đảm bảo tất cả báo cáo đối chiếu được lập cùng một bộ tham số (cùng năm, kỳ báo cáo, Chương, Khoản, Nguồn, chọn “Tổng hợp” hoặc “Tất cả” giống nhau).

Bước 3: Trả lại báo cáo cho các đơn vị cấp dưới bị sai sót để đơn vị thực hiện kiểm tra.

Đơn vị cấp trên cần thực hiện:

• Hủy hoàn thành xét duyệt (nếu đã hoàn thành).
• Tích ô Hoàn thành/trả lại và nhấn Trả lại để gửi trả báo cáo cho cấp dưới sửa.

Bước 4: Đơn vị cấp dưới kiểm tra theo thông báo nhận từ cấp trên

• Nếu dùng phần mềm MISA Mimosa nộp báo cáo:
  • Anh/chị vào phần Tổng hợp\ Lập báo cáo tài chính để kiểm tra theo đúng cảnh báo của cấp trên.
  • Trường hợp đúng lệch, anh/chị thực hiện xóa báo cáo cũ và lập lại vì có thể báo cáo đã lập trước đó chưa được cập nhật số liệu sửa mới nhất.
• Nếu không dùng phần mềm MISA Mimosa mà nhập file Excel:

Anh/chị cần kiểm tra lại:

• • File có bị merge ô hay không
  • Có sheet trắng/sheet ẩn không
  • Có dòng trống hoặc ký tự lạ không
  • Có mất cột ẩn ReportID không
  • Có nhập nhầm cột số liệu (ví dụ nhập vào cột Dự phòng thay vì Giá trị ghi sổ) không

Khuyến nghị tải lại file mẫu mới nhất từ hệ thống, chỉ copy theo dạng Value (Giá trị) sang file mới và chỉ copy vào ô trắng, không copy vào ô xám vì có công thức rồi nhập khẩu lại.

Bước 5: Nộp lại báo cáo lên cấp trên và cấp trên tiếp nhận lại báo cáo

Sau khi đơn vị đã sửa số liệu và nộp lại báo cáo, đơn vị cấp trên cần thực hiện:

• Tiếp nhận báo cáo
• Kiểm tra số liệu báo cáo
• Nhấn Cập nhật số xét duyệt thẩm định
• Nhấn Hoàn thành
• Sau đó thực hiện Tổng hợp lại báo cáo.

Bước 6: Tổng hợp báo cáo để làm mới dữ liệu

• Sau khi thực hiện cập nhật số xét duyệt, thẩm định, đơn vị cấp trên thực hiện Kiểm tra báo cáo sau xét duyệt để đảm bảo số liệu đã khớp không phát sinh sai lệch.
• Sau đó thực hiện tổng hợp lại báo cáo.

Lưu ý: Sau khi sửa số liệu, anh/chị thực hiện Cập nhật lại xét duyệt, thẩm định và Tổng hợp lại báo cáo nhưng số liệu vẫn chưa được cập nhật thì có thể dữ liệu đang nhiều, load chậm hoặc bị lưu cache lịch sử cũ. Anh/chị thực hiện ấn phím F5 để nạp lại trang Web hoặc thực hiện đăng xuất ra đăng nhập lại để xem lại.